Notion, la app que puede revolucionar tu productividad

Qué es Notion y para qué sirve

Notion es un nuevo servicio multiplataforma para guardar todo tipo de cosas: recordatorios, notas, apuntes, planes de viaje, links, cosas para leer más tarde, vídeos (y muchas cosas más, como verán en este post). Todo lo que se te ocurra puede ser guardado en Notion. Puede ser considerado como una wiki personal, gestor de tareas y documentos o hasta una base de datos. Notion entra en el inmenso (y superpoblado) campo de las apps y servicios de productividad personal para competir con grandes como Microsoft (OneNote) o productos de más de diez años como Evernote.

Notion puede ser bien definido con el concepto de “segundo cerebro”, esto es, un servicio donde poder volcar, apuntar y ordenar todo lo que no nos cabe en el cerebro físico.

Gracias a la recomendación de un compañero de trabajo lo estoy usando desde hace unas semanas y francamente, estoy muy sorprendido. Tanto que decidí tomarme el trabajo de escribir este post con muchos detalles sobre su uso, ventajas y recomendaciones para que podáis valorar empezar a utilizarlo. Siendo honesto, la verdad es que al principio era un poco escéptico –en mi caso personal utilizo DEVONthink como gestor de notas y archivo documental, y tengo allí metido desde links para leer hasta PDFs con documentos escaneados– pero gracias a su facilidad de uso y plantillas disponibles me fui enganchando cada vez más.

Pero cuidado, no nos quedamos con el concepto de que es "otra app de notas y recordatorios" como las que estamos acostumbrados. Notion mezcla de forma muy inteligente (y sencilla) el poder de las bases de datos relacionales con los elementos de la web (vídeos, links y todo lo que pueda ser embebible).

Vamos a analizarlo en detalle.

¿Cómo funciona?

Notion es un producto completamente multiplataforma, esto es, puedes usarlo desde donde quieras: el móvil, tu ordenador o directamente desde cualquier navegador. Solo tienes que comenzar abriendo tu cuenta con una dirección de correo electrónico y listo (puedes hacerlo desde este enlace).

Notion funciona bajo el concepto de los "espacios de trabajo" (Workspace) para almacenar las notas, carpetas y páginas que vayas creando. Un espacio de trabajo puede contener "carpetas" y todas las páginas que quieras, incluso pudiendo invitar a otros usuarios a ver o editar las páginas que quieras. En mi caso personal, tengo un solo espacio en el que divido bajo distintas "carpetas" los ámbitos de mis cosas (personal, trabajo y todo lo que hago en mi sitio web).

ABRE TU CUENTA EN NOTION

Cada elemento a guardar (sea una página, un párrafo, una imagen, un bullet o un link, entre más cosas) es considerado un "bloque", con sus propios atributos y registros. Esto es muy importante porque nos permite relacionar bloques con otros espacios de trabajo, enlazarlos a otros bloques o guardar su historial de cambios. Dentro de la interfaz de Notion, todos estos bloques tienen la libertad de ubicarse donde más quieras (son drag-and-drop) en una suerte de lienzo en blanco.

Notion ofrece un plan gratuito que permite a cada usuario guardar un número ilimitado de bloques en su espacio de trabajo. En el caso de que quieras importar tus notas y documentos desde otros servicios para no comenzar desde cero, Notion te ofrece importar tus notas desde otros productos (como Evernote o Trello, por ejemplo) para hacer el "onboarding" mucho más sencillo.

Plantillas para comenzar más rápido

La interfaz clara y minimalista de Notion puede, a primera vista, resultar desafiante. Por ello Notion dispone de toda una galería de plantillas para poder poblar rápidamente nuestro espacio de trabajo y comenzar a llenarlo de nuestros bloques de datos.

Algunas de las plantillas de las que disponemos pueden ayudarnos a:

• Hacer un manual / guía de nuestro producto
• Notas de reuniones o de clases
• Tareas para la semana
• Biblioteca de libros, peliculas y discos
• Control de gastos y presupuesto
• Bullet Journal
• Planificación de tus próximos viajes
• Seguimiento del alquiler de pisos y apartamentos

Notion tiene también nos provee de un web clipper, una extensión oficial para Firefox y Chrome que te permite tomar notas y guardar páginas directamente desde el navegador. Lamentablemente por el momento no está disponible para los que usamos Safari.

Apps para el móvil y clientes para el ordenador

Si bien puedes usar Notion en todo su esplendor desde un navegador web, el servicio dispone de clientes descargables para que puedas utilizarlo desde otros dispositivos.

• Descarga Notion para Mac
• Descarga Notion para iOS
• Descarga Notion para Microsoft Windows
• Descarga Notion para Android

¿Cuánto cuesta?

En lo que respecta a los precios, el modelo de Notion es el de pago por suscripción. Todo comienza con el plan gratuito, que permite tener un número ilimitado de bloques y sincronización entre dispositivos. Este plan, que antes era el de pago, ha pasado a ser gratuito desde mayo de 2020. El siguiente escalón es el plan Personal Pro (sin límites de ficheros para subir, personas invitadas a colaborar, soporte prioritario, entre otras ventajas) cuestan 4 dólares al mes (bajo un contrato anual). Los planes para equipos y empresas comienzan en los 8 dólares por miembro.

Respecto a los planes personales, el hecho de ser gratuito y no tener límite de bloques me parece imbatible, salvo que subas muchos ficheros y archivos. Hay suscripciones de apps como Bear o Todoist que cuestan un poco menos de ese valor, pero dedicándose solo a una funcionalidad (notas y tareas, en este caso).

¿A quiénes puede servirle?

¿Quiénes pueden beneficiarse de Notion? ¿Es una app para mi? Yo creo que sí. Puede servirle a cualquier persona (como yo) que aspira a ser mínimamente ordenada y no caer en el caos del desorden (como yo). ¿Ejemplos?

• Docentes y estudiantes: para apuntar notas de clases, agenda de exámenes, temarios de las asignaturas, etc. Importante: Notion es completamente gratuito para este tipo de usuarios.
• Freelancers y creativos: control de los proyectos en los que se trabaja, control de facturas, CRM, etc.
• Pequeñas agencias y empresas: con Notion puedes tener acceso a tener una "Intranet" móvil y usable a un costo relativamente bajo. Puedes tener en Notion el manual de onboarding para nuevos empleados, lista de tareas, roadmap de producto, CRM, etc.
• Usuarios individuales: como dije más arriba, cualquier mortal que quiera guardar y apuntar cosas en su "segundo cerebro", desde la lista de la compra y el supermercado hasta tu presupuesto o lista de ejercicios del gimnasio.

Alternativas a Notion

¿Contra quiénes compite Notion? Creo que esta no es una pregunta fácil. La verdad es que Notion compite en varios frentes a la vez, y eso tiene su lado bueno y su lado malo. ¿El riesgo? Pretender ser bueno en muchas cosas y terminar siendo un producto mediocre. Ahora bien, como consiga lograr la cuadratura del círculo, será un producto con mucho potencial y posibilidad de llegar a millones de usuarios.

Hoy por hoy, Notion compite con:

• Servicios o aps de notas ("note-taking") tradicional, como OneNote, Evernote, Google Keep o simplemente la app 'Notas' de tu móvil.
• Servicios de gestión de tareas personales o de equipo, como Todoist, Trello o Asana.
• Servicios de gestión del conocimiento, como DEVONthink.
• Servicios generalistas de colaboración online, como Google Docs o Dropbox Paper.
• Servicios de bases de datos online, como Airtable.

Puntos positivos sobre Notion

Vamos a recoger algunos puntos positivos sobre Notion y porqué recomendaría usarlo.

1. Me gusta que es un producto híbrido y ambicioso. Es algo raro, que me hace recordar mucho al mítico HyperCard de los años ochenta. Me gusta que Notion no es solo un servicio para tomar notas. No es solo un servicio para gestionar tareas, o no es solo un servicio para guardar documentos. Es todo eso y también puede ser más.
2. Su diseño minimalista es también un acierto. Hay productos que son buenos (como OneNote, y muy potentes) pero tienen el problema de su interfaz, compleja y atiborrada de funcionalidades. Notion tiene una interfaz mínima que es consistente tanto en la app, como la web y la aplicación desktop.
3. Es muy flexible, y como decía antes con la analogía con HyperCard, podría ser utilizado para muchas cosas, desde un gestor de tareas hasta cálculos entre tablas.
4. Está congregando una comunidad pequeña (por lo reciente del producto) pero bastante activa, que comparte templates y consejos para usar Notion. Hay un subreddit de usuarios que comparten preguntas y consejos.
5. Notion provee encriptado dentro del servicio y en el tránsito, para que lo que guardes en Notion tenga una capa extra de seguridad (aunque por supuesto, dentro de centros de datos en los Estados Unidos).

Como punto extra, Notion puede ser integrado con Slack, así que puedes recibir una notificación de una página o nota actualizada en Notion en un canal de Slack que elijas. Esto es muy útil para empresas o freelancers que basan su trabajo colaborativo en Slack.

Puntos negativos sobre Notion

Pero bueno, no todo es color de rosa para Notion. Tenemos que tener en cuenta que es un producto joven y que tiene mucho recorrido por delante. ¿Qué cosas no me gustan?

• El uso offline es limitado. Si bien hoy ya es normal tener conectividad en cualquier lado, hay veces que no es así. Puede pasarte en algún aeropuerto nomás llegar de un viaje, o en zonas de mala cobertura en el transporte público. Por el momento Notion te permite acceder sin conexión al servicio, pero debes saber que si quieres acceder al contenido de una nota en Notion de modo offline, debes acceder a ella antes para que pueda cachearseen el dispositivo. No es una gran solución, pero admiten que están trabajando en ello.
• OCR para documentos. Si quieren avanzar de forma seria en la gestión documental, tienen que poner el foco en la gestión de ficheros escaneables y con reconocimiento de texto. Esto es algo que Evernote lo tiene bien desarrollado (hace años) a nivel de apps de consumo y ni que hablar de soluciones como DEVONthink, (algo de lo que debería hablar en algún momento) agregándole un motor de inteligencia artificial.
• Idioma. Por el momento Notion solo está disponible en inglés. Para mi no representa un problema, pero si lo puede ser para muchos usuarios a la hora de migrar desde un producto existente con ese soporte de idioma (como puede ser por ejemplo OneNote).

Conclusiones

Llegamos ya al final de este post y como resumen les digo que después de estar usando Notion por unas semanas, estoy muy contento con el producto y le auguro mucho éxito en el campo de apps y soluciones para mejorar la productividad (no solo personal, sino también para el trabajo en equipo).

Estoy muy sorprendido por lo flexible y extensible que es y las posibilidades que brinda no solo para la gestión de notas y tareas, sino por su performance y el foco en el detalle que tiene.

Te recomiendo a que lo pruebes (desde este enlace puedes registrarte al plan gratuito) y le des una oportunidad. Dentro de algunos meses, vuelvo a contarles la experiencia :)